Come guadagnare tempo con un calendario settimanale

Perché il calendario settimanale è tanto importante in materia di organizzazione aziendale? Partiamo dal principio. Il tempo è denaro e il denaro è importante, come negarlo? In ufficio non abbiamo certo tempo da perdere, per questo motivo dobbiamo trovare le migliori strategie per organizzarci perché, si sa, organizzarsi è una priorità di ogni lavoratore. In azienda le scadenze, le riunioni, le call conference, i report da scrivere e i documenti da stampare possono davvero rischiare di sommergerci se non riusciamo a creare una scaletta che ci permetta di costruire una lista delle priorità delle cose da fare.

Capita a tutti di commettere errori ma come sappiamo ci sono errori ed errori. Ci sono le sviste, gli errori recuperabili e quelli derivanti da una lieve dimenticanza. Poi però esistono anche gli errori più grossolani e più importanti, quelli che addirittura possono arrivare a mettere il nostro lavoro a rischio. Dimenticare una scadenza importante, non presentarsi ad una riunione decisiva per la propria area o settore, non fare quella chiamata che può costarci il salto di qualità.

Questi sono errori che non possono essere ammessi e che un professionista non dovrebbe mai commettere. I più grandi leader aziendali ci ricordano che un buon piano settimanale è ciò che ci serve per evitare di commettere tali errori. L'organizzazione infatti comincia nel breve termine e poi si propaga nel lungo periodo. Ciò significa che se inizierai con la programmazione e l'organizzazione delle tue giornate, diminuiranno i rischi di incorrere in sviste che possono costarti il posto!

Cos'è un calendario settimanale

Il planning settimanale è un tipo di calendario di dimensioni relativamente ampie che puoi mettere sulla tua scrivania per avere una panoramica di tutti gli impegni da dover completare nell'arco della settimana lavorativa in corso. Avendo sempre sotto agli occhi un planner settimanale che non deve essere sfogliato ma che ci mostra già tutti i giorni della settimana ci permette di avere sotto controllo il nostro tempo, anche fisicamente.

Sembra banale ma la psicologia del lavoro ci insegna che il fisico, la postura e la posizione che si assume anche sulla propria scrivania hanno una funzione cruciale nel rapporto con la nostra concentrazione e con il controllo che abbiamo sul nostro lavoro. Star seduti alla scrivania e avere sempre a portata di mano una versione cartacea dei nostri impegni settimanali ci aiuterà a dare loro una funzione e uno spazio nel nostro tempo. Spesso le dimenticanze non avvengono semplicemente perché dimentichiamo un evento ma perché non riusciamo a collocarlo nella nostra linea del tempo mentale. Ognuno di noi ha una linea del tempo mentale che gli permette di visualizzare tutte le attività che dovrà compiere nel lungo e nel breve periodo.
Se abbiamo una settimana particolarmente concentrata, la nostra linea mentale, in quanto astratta, non riesce a contenere tutti gli impegni che dobbiamo portare a termine. Il risultato potrebbe essere la sovrapposizione degli impegni, la dimenticanza e la confusione circa ciò che si deve fare. Alcuni studi hanno provato che nei momenti altamente stressanti alcuni lavoratori fanno difficoltà a orientarsi nello spazio e nel tempo. Quante volte ci è capitato di lavorare a testa bassa per ore ed ore e di alzare lo sguardo di colpo nel pieno smarrimento, del tipo "che ore sono?" "cosa devo fare adesso?".

Dal momento che questi momenti possono capitare se si lavora intensamente e a ritmi serrati, avere sott'occhio e sotto mano un planning settimanale che graficamente ci presenta con chiarezza tutti gli impegni che dobbiamo effettuare non solo in un giorno ma in tutta la settimana ci aiuta a tornare con i piedi per terra e a dare una prospettiva alla nostra routine d'ufficio.
Stampare un calendario formato planning settimanale è efficace anche perché ci permette di avere una panoramica completa di ogni attività da svolgere. Così facendo abbiamo la possibilità di confrontare le diverse attività con maggiore facilità e a livello grafico; questo è importantissimo in uno dei processi più importanti dell'organizzazione personale: il "prioritising" ossia il dare la priorità ad un evento piuttosto che ad un altro. Dare la priorità ad un compito da svolgere rispetto ad altri significa riconoscere l'importanza di questo e dunque riconoscerne l'urgenza. Per saper dare la priorità bisogna conoscere bene il proprio lavoro e non bisogna aver paura di cancellare gli eventi meno importanti o di spostare quelli secondari per anticipare gli impegni più importanti. Il "prioritising" è dunque un meccanismo di lavoro che comporta sempre un gran numero di cambiamenti di piano e una routine sempre mutevole. Per questo motivo il weekly planner o il calendario a pianificazione settimanale risulta uno strumento ideale per districarsi nella giungla degli anticipi e dei posticipi aziendali. Riunioni cancellate, appuntamenti spostati, incontri rimandati e meeting che saltano fuori all'ultimo momento ai quali bisogna dare priorità assoluta. Questo è il mondo dell'organizzazione aziendale!

Per restare al passo con la frenesia della quotidianità d'ufficio è quindi importante utilizzare i giusti strumenti. Stampare un weekly planner efficace e che si presta idealmente alla funzione che abbiamo descritto poco fa ha delle caratteristiche ben precise. Anzitutto l'impostazione grafica deve essere chiara e ben strutturata. I planner che ci presentano delle caselle troppo piccole o troppo ravvicinate e che non lasciano lo spazio per scrivere tutti gli appunti o le annotazioni della giornata relative al lavoro e agli impegni giornalieri non sono certo da considerare efficaci. Il colore stesso del planner dovrà essere non troppo scuro e non creare l'effetto "confusione cromatica" che spesso alcuni colori pastello come il lilla o il viola chiaro tendono a generare. Importante sarà poi utilizzare dei materiali che possano resistere bene agli "incidenti d'ufficio"! Sulla nostra scrivania effettivamente passano un sacco di cose tutti i giorni. Dalle penne ad inchiostro liquido che magicamente ci scoppiano tra le mani ai caffè versati.
Per questo motivo la carta scelta per creare un planner deve essere resistente e non a grammatura troppo leggera. La carta usata dovrà inoltre essere di buona qualità per assorbire adeguatamente l'inchiostro ed evitare di accumularlo per favorire la creazione di macchie che potrebbero andare a cancellare una nota importante o un appuntamento da non dimenticare per nessun motivo al mondo!