Come scrivere una lettera: consigli e idee utili

Scrivere una lettera sembra essere un'operazione ormai destinata al passato, ma sono numerose le occasioni in cui scrivere lettere diventa essenziale. Infatti gran parte delle situazioni formali e "burocratiche" che ci troviamo ad affrontare nella nostra vita spesso richiedono la scrittura di lettere.

Purtroppo molti conservano dalla scuola il ricordo e il terrore del foglio bianco, l'ansia del non saper come iniziare un testo e la paura di non saper utilizzare le parole o il registro stilistico adeguati al contesto. Proprio per questo vogliamo darvi i nostri consigli e qualche idea utile su come scrivere una lettera formale, informale, commerciale, a un amico o di dimissioni, senza più cadere nel panico! 

Come scrivere una lettera?

Veniamo al dunque: come scrivere una lettera? La domanda sembra apparentemente scontata e banale, ma essa richiede un'analisi di tutte le casistiche che ci troviamo ad affrontare. Le lettere infatti sono di tanti tipi e una prima distinzione è sicuramente quella tra la lettera formale e la lettera informale. L'ultima è la tipologia di lettera che normalmente scriviamo ai nostri amici vicini o lontani che siano. Si tratta di una lettera in cui adottiamo un registro linguistico familiare e in cui non siamo vincolati dalla suddivisione in paragrafi o da altre regole che invece definiscono una lettera formale. La lettera formale infatti è quella lettera che scriviamo ad un mittente col quale abbiamo un rapporto professionale, anziché amichevole per giunta questo comporta la necessità di seguire alcune regole ben precise. 

Per capire come scrivere una lettera formale, prima di tutto dobbiamo capire di che lettera formale si tratta. Se dobbiamo scrivere una lettera commerciale è fondamentale anzitutto scrivere in alto a sinistra il mittente, ossia colui che invia la lettera. Questo può essere espresso con un nome, a cui si aggiungono indirizzo e recapiti. Luogo e data debbono obbligatoriamente essere scritti in alto a destra e di norma vengono scritti seguendo la formula gg/mm/aaaa.

Il destinatario, ossia la persona o l'ente a cui la lettera è indirizzata, può essere inserito sotto la data, il alto a destra. Nelle lettere commerciali, se necessario, vengono inseriti i riferimenti ossia i contatti precedentemente avuti tra mittente e destinatario in questione, di solito vengono inseriti con le diciture "Ns. rif." oppure "Vs. rif." seguiti dall'identificativo del riferimento.

Fondamentale nella corrispondenza commerciale è l'oggetto, ossia la sintesi del contenuto della lettera formale. Questo va di norma inserito in alto a sinistra. Una volta messo l'oggetto ci potremo dedicare alla lettera vera e propria. Questa deve sempre esordire con una formula di apertura, come ad esempio l'aggettivo "gentile" seguito dal titolo della persona, dal nome e dal cognome. Il corpo della lettera rappresenta il fulcro della comunicazione commerciale e di solito è composto da una formula introduttiva, da una parte centrale e da una breve conclusione. Al termine della lettera si concluderà con la formula di chiusura, nella quale vengono espressi i ringraziamenti e i saluti, che debbono essere messi in basso a sinistra. In basso a destra andrà poi la firma con tanto di recapiti telefonici ed email.  Non dimenticare poi che molte lettere devono essere spedite al destinatario tramite posta ordinaria, quella che usa il francobollo, e quindi avrai bisogno di inserire la tua comunicazione in una busta da lettere personalizzata e stampata con il mittente e, se serve, il tuo logo aziendale

Struttura di una lettera

La lettera formale dunque non è solo una questione di "mittente destinatario busta", ma è una vera e propria scrittura in cui il tono deve essere sempre chiaro e formale. Non sono concesse formule colloquiali o punti esclamativi, la punteggiatura infatti dovrà essere utilizzata con misura ed equilibrio. Sapere come scrivere una lettera formale significa sapere come destreggiarsi in una serie di numerose situazioni lavorative e professionali. Pensiamo ad esempio a uno dei momenti più delicati che possiamo incontrare nella nostra carriera, ossia il momento di dare le dimissioni. In questo caso sarà fondamentale sapere come scrivere una lettera di dimissioni, compito che richiede tatto e diplomazia. Se sappiamo come scrivere una lettera commerciale, sapremo anche come scrivere una lettera di dimissioni; a livello strutturale si tratta sempre di lettera formale, quindi anch'essa dovrà rispettare i dettami della comunicazione professionale. In questo caso consigliamo un corpo del testo non troppo sostanzioso, perché la sintesi, la chiarezza e la coincisione in questo caso dovranno fare da padroni. Spiegare in modo chiaro e onesto le proprie ragioni senza cadere nella trappola dell'emotività, o ancor peggio, nei toni che trapelano rabbia è sicuramente il consiglio migliore che possiamo dare!