Come stampare un file Excel in PDF e ottenere un grande risultato

stampare un pdf

Il PDF è uno dei formati di file più utilizzati e apprezzati del digitale, soprattutto in contesti professionali e business. Oltre ad essere un formato flessibile, è ideale per la stampa e permette di spedire moltissime informazioni senza avere dimensioni troppo pesanti per il PC.

Può capitare, però, di dover convertire un file che originariamente non è un PDF. È il caso, per esempio, del file Excel.
Excel è un programma molto pratico e utile per creare formule, fare tabelle e molto altro, ma è un formato molto particolare, che spesso non si presa alla stampa.
Ecco perché è preferibile convertire il file in PDF e ottimizzarlo prima di stamparlo.

Come puoi farlo anche tu? Segui la nostra guida per trasformare un documento da Excel in PDF.

Perché stampare file Excel in PDF?

Se hai creato un file in Excel e vorresti stamparlo, ti starai chiedendo perché non farlo utilizzando il formato del software, che è .xls.
Purtroppo, questo formato non è ideale per la stampa; spesso le tabelle in Excel non hanno le giuste proporzioni, e i file più grandi rischiano di venire tagliati nei punti sbagliati.

Per questo motivo molti preferiscono convertire Excel in PDF orizzontale, in modo da rendere la stampa più chiara e leggibile.
Questo permette di riuscire ad avere tutti i dati nella giusta dimensione e poterli adattare al formato di stampa preferito (di solito un A4, ma può essere anche in un altro formato).

Quali sono i documenti stampati dalle aziende?

Le aziende utilizzano diversi tipi di documenti, e anche se molte preferiscono essere paperless il più possibile, ci sono ancora molti documenti che vengono stampati.

stampare PDF

Nel caso degli Excel, spesso le aziende desiderano stampare rendiconti, tabelle riassuntive, preventivi e anche analisi o reportistica. Questi documenti sono importanti per il corretto funzionamento aziendale, soprattutto se si tratta di amministrazione o documenti da inviare a clienti e fornitori.

L’utilizzo dei PDF permette alle aziende di stampare questi documenti Excel utilizzando le giuste dimensioni, margini e grandezza dei caratteri. Inoltre, avere la versione PDF di questi documenti li rende ideali da inviare anche per e-mail, non solo da stampare.

Come stampare Excel PDF: le regole

Stampare uno o più fogli Excel in PDF è molto semplice, e bastano alcuni accorgimenti per avere una stampa chiara e leggibile.

Quando vuoi stampare il tuo file Excel, seleziona l’opzione di stampa dal tuo PC. Puoi scegliere di stampare la versione in PDF sul computer (che, di fatto, si limita a salvare il tuo file in formato .pdf) e successivamente stamparlo a parte.
In alternativa, puoi scegliere la voce “Esporta” dal tuo file Excel e poi selezionare l’opzione PDF.

Devi sapere che esistono anche diversi siti online che ti permettono di convertire un file da Excel a PDF, molto utili nel caso il file ti sia stato inviato.

Per poter stampare fisicamente il tuo foglio PDF, però, ci sono alcune piccole regole da seguire per rendere la stampa visivamente armoniosa e fruibile.

Margini del foglio

I margini del foglio sono lo spazio in bianco lasciato tra i lati del foglio e il contenuto del foglio stesso, nel nostro caso la tabella di Excel.
I margini sono importanti per dare un aspetto ordinato e professionale al tuo foglio. Ricorda di impostare sempre i margini del foglio prima di salvare il file da Excel a PDF.
Margini troppo ampi rendono la tabella piccola e spesso illeggibile, perché i caratteri si riducono a una dimensione troppo minuta.

L’ideale è di solito attorno ai 2 cm per lato, ma puoi adattarli leggermente per meglio impostare il tuo foglio.

Grandezza e colori del font

Anche la grandezza e il colore dei caratteri del tuo stampato sono importanti! Ricorda che per un risultato professionale, di solito si prediligono scritte in nero su sfondo bianco.
Nel caso tu voglia sottolineare alcune parti del testo preferisci colori come il rosso. Evita di usare colori brillanti o inusuali, che oltre ad essere difficili da leggere sono poco professionali.

Per rendere il testo scorrevole e facile da leggere scegli caratteri semplici come tutti quelli della famiglia Sans Serif, oppure il sempre classico Times New Roman. Cerca di utilizzare un solo font, soprattutto se si tratta di documenti ufficiali.

Qualità delle immagini

Se il tuo file contiene delle immagini, assicurati che siano di alta qualità e appropriate per il tuo documento. Esistono moltissimi siti che forniscono immagini di stock, spesso utilizzati negli uffici e inseriti in presentazioni e altri documenti interni.

Inoltre, le immagini devono avere la dimensione e il formato giusto per il tipo di documento che hai preparato.

Copertina del PDF

La copertina del PDF è la faccia con cui il documento si presenta. Deve avere un titolo o una descrizione per esplicitare lo scopo del documento, ed eventualmente anche una foto e un logo dell’azienda.
Alcuni preferiscono aggiungere anche l’autore del documento, se fosse necessario.

Non tutti i documenti necessitano di una copertina, ma spesso è un elemento che rende il tutto più ordinato e permette di conoscere in uno sguardo il contenuto al suo interno.

Conviene stampare online?

Stampare online ti permette di usufruire di un servizio professionale che garantisce un risultato ottimale. Per questo affidarsi ad un servizio di stampa di PDF come quello di Flexprint è consigliabile, soprattutto per stampare documenti di grandi dimensioni.

Con la stampa online si possono ottenere stampe professionali di libri universitari, tesine, dispense e documenti professionali, anche con rilegatura con spirale. I formati A3 e A4 sono disponibili.
Puoi inoltre scegliere il tipo di stampa come bianco e nero o colore, grammatura, formato e quantità.