Pianificare il lavoro e gestire il tempo con il planner settimanale con un colpo d’occhio
Uno dei problemi lavorativi di questo secolo, in cui siamo bombardati di stimoli e di distrazioni, è sicuramente la gestione del tempo.
Sembra assurdo, no? La tecnologia ci permette di fare in pochissimo tempo cose che fino a pochi anni fa erano impensabili. Comunichiamo in tempo reale con l’altra parte del mondo, trasferiamo denaro ovunque e a chiunque in un click, abbiamo accesso a una mole impressionante di informazioni. Rispetto ai nostri genitori, non dobbiamo perdere tempo a viaggiare per partecipare a riunioni, tanto c’è Skype. Non dobbiamo fare la coda alle poste per pagare le bollette, tanto c’è un’app. Non dobbiamo andare in biblioteca, tanto c’è Wikipedia.
Ma la stessa tecnologia è anche la causa principale della nostra perdita di tempo e di focus. Pensa solo ai social media e a Whatsapp, a quante volte interrompono il tuo flusso di lavoro in una giornata. Ogni volta che ricevi una telefonata, ogni volta che rispondi a un messaggio, la tua mente si defocalizza, si concentra su un’altra cosa e poi deve fare lo sforzo di tornare su ciò che stava facendo inizialmente. Un impegno enorme per i tuoi neuroni!
Per questo motivo, pianificare il lavoro, organizzare e gestire il proprio tempo, mantenere il focus, è diventato cruciale per qualsiasi attività professionale. Questo vale se sei un dipendente, e ancora di più se sei un libero professionista o un imprenditore. In questi ultimi due casi, infatti, non hai nessuno che stabilisce per te le priorità e gli obiettivi: sta a te definirli, rispettarli e raggiungerli.
In questo articolo vedremo come, in un mondo sempre più digitale e interconnesso, alcuni “dispositivi analogici al 100%” sono spesso ancora la migliore soluzione per pianificare, organizzare, focalizzarsi. Sì, stiamo parlando di agende e planner cartacei, da riempire con tradizionalissime penne con tutti gli avvenimenti della tua vita quotidiana.
Pianificare la settimana su un planner di carta è più efficace
Sono molti gli studi che confermano l’utilità della scrittura a mano per mantenere il cervello stimolato. Tra i sostenitori della scrittura c’è sicuramente lo psicologo francese Stanislas Dehaene, secondo cui “scrivere a mano mette in moto un circuito neurale che ci fa gradualmente assimilare il gesto necessario a tracciare uno specifico segno. Ed è quel circuito a rendere più facili i nostri percorsi di apprendimento”.
Certo, calendari digitali come Google Calendar o Calendario per Mac sono gratuiti, pieni di funzioni, sempre disponibili sul cellulare.
Ma un’agenda o un planner settimanale cartaceo sono strumenti più efficaci non solo per tenere traccia dei propri impegni, ma anche per pianificare gli obiettivi e mantenerli. Sì, perché scrivere a mano impegni e obiettivi funziona come una specie di promessa a sé stessi, e sarà più facile rispettarli. (La mente è una cosa meravigliosa, vero?)
Gestire il tempo con un planning settimanale: non limitarti agli orari, fissa gli obiettivi e le priorità
Tony Robbins, un famoso life coach statunitense, sostiene che “fissare gli obiettivi è il primo passo per trasformare l’invisibile nel visibile”.
Per farlo, un planner che ti aiuta a tenere sott’occhio ogni giorno della settimana in un unico colpo d’occhio è molto utile. In questo modo puoi pianificare tutte le tue attività, professionali e personali. Puoi aiutarti a capire l’entità e la mole dei tuoi impegni durante la settimana evidenziandoli con colori diversi, uno per tipologia: azzurro per le attività lavorative, giallo per il tempo libero, arancione per quelle legate ai tuoi figli, verde per le visite mediche, e così via.
Ti consigliamo di ragionare non solo per orari, ma anche per obiettivi. Per esempio, definisci per ogni giornata qual è l’attività principale su cui concentrarti. L’attività cruciale, quella che se non porti a termine causerà le ripercussioni maggiori nel futuro.
Ricorda che il focus della giornata non dev’essere solamente lavorativo: puoi anche decidere di focalizzarti sul relax! In questo caso, ovviamente, dovrai resistere a ogni tentazione di leggere le email o rispondere alle telefonate di lavoro.
Come puoi fare per stabilire le priorità e quindi il focus della giornata? Inizia compilando una lista di cose che devi fare, e poi prova a suddividerle secondo la celeberrima matrice di Eisenhower:
- importanti e urgenti
- importanti e non urgenti
- non importanti e urgenti
- non importanti e non urgenti.
Le azioni importanti e urgenti sono da fare immediatamente. Le devi fare tu, dedicandoci la massima attenzione, il prima possibile. Il focus della giornata sarà un’azione che appartiene a questo quadrante. Solitamente sono legate a scadenze, fiscali e non. Come sempre, l’urgenza di solito non dipende da te, ma da fattori esterni. Questo tipo di attività è quella che ti dà lo “stimolo” per lavorare, ma è anche molto stressata. Per questo motivo le tue giornate lavorative non dovrebbero mai essere composte solamente di azioni importanti e urgenti.
Le azioni importanti ma non urgenti si possono pianificare per un secondo momento, nella giornata oppure nella settimana. L’ideale è riuscire a svolgere ogni giorno una parte di azioni programmate non urgenti, in modo da non essere sempre sotto pressione e alleggerire il carico delle giornate successive. Tra queste attività c’è per esempio la formazione o lo sviluppo di attività di business.
Le azioni non importanti ma urgenti le puoi delegare a qualcuno: non serve che le faccia tu, ma devono essere fatte il prima possibile. Prevedi sempre un tempo per presidiare e controllare che siano state fatte correttamente. Tra queste attività si possono annoverare per esempio le riunioni lunghissime e inutili, e magari pure inconcludenti. Se puoi, se non sei direttamente coinvolto dal soggetto della riunione, chiedi di essere esonerato e magari di ricevere un breve riassunto alla fine.
Le azioni non importanti e non urgenti, infine, sono inutili. Quindi tanto vale non perdere tempo a farle (o almeno limitare al minimo il tempo da dedicarci). Tra queste attività conta i lavori di routine, la lettura di email inutili, la navigazione su internet e sui social senza scopo, e anche le pause caffè troppo lunghe.
Un’iniezione di focus: pianifica i tuoi blocchi di concentrazione durante la settimana
Uno strumento molto efficace per mantenere il focus sono i blocchi di tempo in cui tu ti isoli completamente da ogni possibile distrazione e ti concentri esclusivamente sugli obiettivi.
Potresti decidere che ogni martedì e giovedì mattina per due ore non sei raggiungibile per nessun motivo da nessuno (ok, solo da tua madre e dai tuoi figli, magari). Metti il cellulare in modalità aereo, disattivi ogni possibilità di contattarti (niente Whatsapp da pc, niente Skype, cartello “Non disturbare” sulla porta).
Durante queste quattro ore alla settimana concentra le attività più difficili ma stimolanti della tua giornata. Per esempio, se sei un manager o un titolare d’impresa, potresti usarle per pianificare la strategia della tua business unit o della tua azienda. Oppure per scrivere un libro che aiuti il tuo personal branding. Se sei un creativo, durante questi blocchi potresti pianificare le attività più “toste” che richiedono maggior concentrazione e creatività: la creazione di un logo, di un brand name, di una pubblicità per la radio.
Ovviamente questi blocchi devono essere segnalati in modo molto chiaro nel tuo planner settimanale. La tua mente cercherà ogni scusa per evitare di rispettare questo impegno con te stesso: dovrai essere più forte di lei.
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