Come organizzare un ufficio per lavorare meglio e risparmiare tempo

Quando si tratta di lavorare in modo efficiente e veloce, c’è una cosa da tenere sempre a mente: avere uno spazio in ordine.

Un ambiente di lavoro è al suo meglio quando tutto è ben organizzato, è facile trovare gli oggetti o i documenti di cui si ha bisogno, e tutti conoscono il sistema di organizzazione dei propri strumenti di lavoro.

Ecco perché un ufficio ben organizzato è così importante. Per sapere come essere organizzati in ufficio, leggi i nostri consigli migliori per le pratiche più facili da implementare.

Perché organizzare il tuo ufficio?

Se ti stai chiedendo quali sono i vantaggi di organizzare la postazione in ufficio, devi sapere che sono davvero tanti.

Molti imprenditori e professionisti spesso sottovalutano l’importanza di questa attività, e finiscono per ritrovarsi confusi, perdere documenti importanti o non riuscire a concludere un progetto nel migliore dei modi. Questo si riflette negativamente sulla reputazione di chi lavora.

Inoltre, ogni ufficio ha i suoi spazi dedicati. Ciò vale soprattutto per gli uffici piccoli: lo spazio a disposizione è ridotto, ed è essenziale cercare di utilizzarlo al meglio, senza ammassare documenti inutilizzati in ogni angolo e togliere spazio a ciò che è davvero importante.

Grazie all’organizzazione in ufficio, il lavoro è più facile e veloce: se sai già dove si trovano tutti i documenti più importanti, sprecherai meno tempo a cercarli. Anche i tuoi collaboratori potranno rendere il lavoro più efficiente, e servirà meno direzione e gestione diretta delle loro attività.

Come organizzare al meglio l’ufficio

Ci sono diverse tecniche e trucchi per rendere questa attività meno noiosa. Anche se ti può sembrare una fatica in più, alla fine l’organizzazione ti ripagherà dello sforzo fatto.
Ecco qualche consiglio per organizzare il tuo ufficio nel migliore dei modi.

Togli quello che non serve

Accumulare oggetti, documenti e altri strumenti che utilizzi poco o quasi mai non porta benefici al tuo ufficio. Fai una raccolta di tutto ciò che possiedi, e crea una lista in cui puoi dividere gli oggetti in diverse categorie di priorità.

Tutto ciò che rientra nella categoria di priorità bassa può essere buttato oppure archiviato. Per esempio, se lavori in un ufficio in cui c’è molto cartaceo a causa dell’alta quantità di burocrazia, puoi selezionare i documenti più vecchi e archiviarli al sicuro in un altro ufficio o in un’altra stanza.

Questo concetto vale anche per gli strumenti d’ufficio, non solo i documenti. Per esempio, se possiedi diversi tipi di carta per stampante, tieni in ufficio solamente quella che utilizzi di più. La carta speciale può essere archiviata.

Infine, sapere quali oggetti non usi più può essere utile per la prossima volta che dovrai fare acquisti per il tuo ufficio. In questo modo, potrai risparmiare denaro evitando di comprare ciò che hai già in abbondanza, oppure non acquistando cartoleria o accessori che non utilizzi più.

Metti in evidenza ciò che usi

Lo spazio in cui lavori deve essere funzionale al tipo di attività che svolgi. Se sai che durante la giornata utilizzerai di più un certo documento o strumento, mettilo in una posizione comoda e vicino alla tua scrivania.

Per esempio, ricorda di mettere sulla scrivania gli oggetti di uso comune, come penne, matite, blocchetti per gli appunti, l’agenda personale e il calendario.
A seconda del lavoro che svolgi potrai inoltre avere altri tipi di accessori a portata di mano.

Tecniche e strumenti per organizzare l’ufficio

Per tenere in ordine il tuo ufficio hai bisogno dei giusti strumenti: cartelline, faldoni, etichette e molto altro sono tutti utili per organizzare, archiviare e ordinare i tuoi documenti.

Ecco alcuni degli strumenti più importanti che non possono mai mancare nel tuo ufficio.

Faldoni

I faldoni sono un accessorio fondamentale, soprattutto per gli uffici che devono gestire un grande quantitativo di documenti cartacei.
Utilizzali per archiviare e ordinare i documenti. Puoi classificarli in ordine alfabetico, oppure per settore o per argomento.

I faldoni migliori sono quelli in materiali rigido e resistente.

Etichette

Le etichette sono uno strumento cartaceo pensato proprio per organizzare e riordinare documenti, faldoni e cartelline.
Disponibili in diversi formati, si possono perfino personalizzare con il logo dell’azienda. Molti uffici scelgono di dotarsi sempre di etichette bianche, da applicare sui propri documenti e oggetti. Sono perfette per scrivere a mano i dati più importanti, come nome, data, contenuto, e così via.

Biglietti da visita

Sempre utili in ogni momento della giornata, avere biglietti da visita è fondamentale per il professionista che lavora in ufficio.
Devono essere disponibili sulla tua scrivania, oppure in un cassetto vicino. Acquistare e personalizzare biglietti da visita è molto facile, soprattutto online.

Covid-19

A causa della recente emergenza sanitaria da COVID-19, molte aziende sono dovute correre ai ripari. Il governo, infatti, ha imposto una serie di misure contenitive e preventive per evitare la diffusione del contagio.
Queste misure riguardano tutte le attività commerciali e professionali, anche per tutti coloro che lavorano in ufficio.
Anche se non sempre è possibile mantenere le distanze di sicurezza, ci sono alcuni strumenti che aiutano a mantenere i lavoratori in sicurezza.

Ci sono due prodotti in particolare che sono fondamentali: parliamo dei divisori in plexiglass e delle colonnine per gel disinfettante.
Il primo strumento è ideale per mantenere isolati e protetti i lavoratori che utilizzano una scrivania o bancone durante la loro attività. Il plexiglass è un materiale resistente, che funge da barriera impenetrabile e impedisce il passaggio di aria, saliva, starnuti, e così via.
Il secondo è un pratico oggetto per tenere il tuo gel disinfettante a portata di mano in ogni momento della giornata. La colonnina è in materiale resistente e può essere posizionata all’entrata del tuo ufficio, così tutti possono disinfettarsi le mani all’arrivo e all’uscita da lavoro.